コンシェルジュへの庶務業務集約化で
働きやすいワークプレイスを創出。

オフィスサービスマネジメント
生命保険会社様
- 事業
- 生命保険
- 規模
- 東京本社ビルに約2,000名が勤務
- 所在地
- 東京都
- サービス対象者
- 30代~50代を中心とした社員(男女比6:4)
お客様からのご要望
- 移転に伴い総務庶務業務全般の見直しをしたい
- 各部署が夫々抱える同一の庶務業務を集約することで業務の効率化を図りたい
- ノンコア業務を外注することで、コア業務に集中できる時間を増やし、社員一人一人の生産性の向上を目指したい
当社のご提案
移転前のオフィスでは、100を超える部署が夫々に庶務担当者を抱えており、何か不明点があれば、総務部に問合せが来る状況が常態化していました。そこで、社員様がより本来業務に集中できるよう、同一の庶務業務を集約するコンシェルジュデスクの配置に加えて、オフィスのファシリティ環境の整備など、複合的な提案をしました。
1.コンシェルジュデスクの完備
各部署が抱えていた同一の庶務業務を集約し、コンシェルジュが一元管理しています。来訪者や社員様からのお問合せの一時窓口としての機能をはじめ、入館手続き、備品や郵便物・拾得物の管理、収入印紙や領収書・タクシーチケットの払出しなど、幅広い業務に対応しています。


2.充実したライブラリーコーナー
オフィスの中心にあるライブラリーコーナーでは、社員様が自由に雑誌や新聞を手に取ることができ、社内のマグネットスペースとしても有効なエリアです。定期的に書籍の入れ替え・整理整頓を行い、清潔で誰もが気軽に立ち寄りたくなるような空間創りに努めています。


3.ファシリティ環境の整備
社員様が日常的に使用する文具や封筒、ファイルなどが常備されているファシリティコーナー。必要時にすぐに使用できるよう、各フロアに設置されているファシリティコーナーを定期的に巡回し、在庫の確認から補充・購入まで一元管理しています。また、いつでも気持ちよく使っていただけるよう、整理整頓や簡易清掃にも努めています。さらには、印刷物のご依頼にも対応し、社員様の印刷業務を代行しています。


4.リフレッシュコーナーの整備
コーヒーやスナックが常備されているリフレッシュコーナー。紙コップなどの備品類やお水の補充、在庫管理などを行い、ほっと一息できる空間創りに努めています。また、オフィス各箇所に設置されているサイネージを管理し、社内告知事項などを掲載しています。


導入効果
コンシェルジュへの庶務業務の集約で、ノンコア業務の削減を実現。各部署がコア業務に集中して取り組むことができるようになり、業務効率や生産性の向上に繋がりました。また、日常業務に加えて、本社移転などの一大イベントの際に発生する一時的な庶務業務にも柔軟に対応しクライアント様のご要望にお応えしています。月に一度の定例会では、現状の業務改善のほか、これまで受託していなかった追加業務のご依頼なども承っており、現在では当初の業務量から想定以上の業務を受託しています。



お客様の声
スタッフの皆さんは、従業員に対し親切・丁寧に応対してくださり好評です。変化する働き方改革の中で出てくる様々な庶務業務など、当初想定していなかった業務にも快くサポートしてくださる積極的な運営に感謝しております。当社から依頼する業務以外でも、業務効率化に向けてお気づきのことがあれば、他社事例も含め、ぜひ積極的に提案してほしいです。
総務部 ご担当者様
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